Af Charlotte Dalsgaard

Måske har du hørt, set eller læst, at samarbejdet mellem kommunalpolitikere og deres ansatte kan være vanskeligt og konfliktfyldt.

Det er ofte sket, at en offentlig medarbejder ikke oplever, at deres lokalpolitiker står sammen med dem eller støtter op, fx når en borger eller en pårørende klager over en kommunal ydelse eller service.

Det er heller ikke ualmindeligt, at offentligt ansatte oplever, at deres nærmeste politiker hænger dem ud, går bag deres ryg eller omgør deres sagsbehandling uden grund.

I denne artikel får du rådmand Tina French Nielsens bud på, hvordan kommunalpolitikere, chefer og medarbejdere i kommunerne kan styrke samarbejdet og undgå, at medarbejderne føler sig krænket af deres egne politikere.

Mellem borger og ansatte

Tina French Nielsen har selv måtte finde sine ben i konflikter mellem borgere, pårørende og medarbejdere i de år, hun har fungeret som rådmand i Aalborg Kommune.

Hun er kendt som en dygtig, erfaren og nyskabende kommunalpolitiker, der de seneste 14 år har været rådmand i Aalborg Kommune, først som rådmand for Ældre- og Handicapforvaltningen og nu som Skolerådmand.

Da Tina French Nielsen i 2005 startede som rådmand, gik hun fra at varetage et helt ”almindeligt” arbejde i IT branchen som SAP konsulent til at skulle være politisk leder af Ældre-og handicapforvaltningen med 7000 medarbejdere og et budget på 3 milliarder. Hun blev mildest talt kastet ind i arbejdet og blev politisk administrativ ansvarlig fra første dag.

”Det er jo ganske almindelige mennesker, der bliver kastet
ind i at skulle være politisk ansvarlig for tårnhøje budgetter i deres fritid”

Når borgerne klager over en offentlig service, står politikere ofte klemt mellem to stole – nemlig mellem borgeren, der har indgivet klagen og den/de ansatte, der har løst opgaven.

Der er desværre for mange politikere, der kun har øje for borgeren og glemmer at sætte fokus på den stol, hvorpå medarbejderen sidder.

Men, med modsat fortegn, er der også ofte nogle offentlige medarbejdere, der har glemt, at de er ansat i en politisk ledet organisation, og at der derfor kan være diskussion om, hvad der er rigtigt og forkert –  og at en vurdering af en sag kan ændre sig afhængig af det politiske flertal.

Ansvaret går begge veje

I følge Tina French Nielsen går ansvaret begge veje.

Medarbejderne skal forstå, at de er en del af en politisk ledet organisation, og de offentlige ledere skal være klar til at acceptere den præmis.

Tina French Nielsen udtrykker, at demokratiet er en gave, som vi skal værne om.

Det er en kæmpe kvalitet, at borgere har så stor indflydelse på den kommunale ydelse. Men det medfører en særlig opgave og stiller krav til det at være leder og for den sags skyld også medarbejder i en politisk ledet organisation.

Ledernes særlige opgave er at formidle til medarbejderne, at ”vi er en politisk ledet organisation, der skal fokusere på kerneopgaven”, og det er ledernes opgave at give denne præmis mening. Det store spørgsmål er, om lederne formår at skabe mening for medarbejderen omkring de politiske beslutninger, der løbende bliver taget.

”Chefer skal have politisk fornemmelse af,
hvor det politiske flertal ligger”

Når tingene giver mening, er forståelsen større. Det er derfor afgørende, både som politiker og som leder, at du kan formidle mening.

Et eksempel fra Ældre- og Handicapområdet kunne fx være at forstå meningen med, at ældre nogle steder skal have et automatisk toilet.

Ja, meningen er, at vi skal gøre det muligt for de ældre at være selvhjulpne længst muligt, også når de har mistet evnen til at tørre selv.  Vi skal tænke på, hvad der giver mening for borgeren – og samtidig huske at videreformidle denne mening til vores medarbejdere.

Ledere skal ligeledes have politisk fornemmelse af, hvor det politiske flertal ligger. Hvis der fx på ældreområdet skal være besparelser på rengøringen hos de ældre, så skal lederne også kunne give det mening og finde sin vej igennem det.

Se klagerne som en gave

Tina French Nielsen oplever, at der i hver forvaltning er mindst 5 ansatte, der klager over politikerne.  Og så er der de almindelige borgere, der henvender sig, fordi de oplever en svaghed eller en fejl i systemet.

”Man kan lige så godt
vade ind i klagerne”.

Ifølge rådmanden skal vi faktisk se klagerne som en gave.

Det, at en borger føler, at der er noget galt, sætter fingeren på noget, vi skal have gjort noget ved. Det kan bruges til at gøre vores service endnu bedre.

Tina French Nielsen pointerer dog også, at det er vigtigt i samtalen med borgeren ikke at tage nogens parti. Den bedste tilgang er at lytte, være nysgerrig og anerkendende og give borgeren oplevelse af at blive hørt og forstået.

Så kan vi politikerne tage den uddybende og beslutningstagende drøftelse efterfølgende med direktøren eller lederen for den respektive afdeling?

Det er også vigtigt, at vi internt i vores organisation tør snakke om vores fejl og de klager, der måtte komme.

Tina French Nielsen fortæller, at da hun startede i Ældre- og handicapforvaltningen, var man ikke vant til at fortælle om fejl. Mange medarbejdere var decideret bange for fejl.

Rigtig mange arbejdspladser er præget af en sådan ”nulfejls-kultur”, hvilket i bund og grund er skørt. For det eksisterer ikke – og slet ikke i borgerrelateret arbejde udført af helt almindelige dødelige mennesker. Alle laver fejl, og vi kan bruge vores fejl til læring og udvikling, når vi tør åbne op og tale om dem.

”Hvis vi fik en stor klage, så tog jeg en snak med borgere sammen med ældrechefen.
Jeg lyttede og lyttede og oftest handlede det i bund og grund om misforståelser”.

Andre gange står vi eller vores medarbejdere over for en meget ophidset borger.

I de tilfælde handler det om at få forklaret for borgeren, hvad ens rolle i systemet er, udover at forsøge at skabe en mere overordnet mening.

Tina French Nielsen fortæller om et besøg hos en nabo, en landmand, hvor der, da hun svingede ind på gårdspladsen var besøg af en medarbejder fra Teknik og Miljø.

Landmanden ønskede at udvide bedriften, men der vare flere lovmæssige vanskeligheder, der gjorde, at det ikke kunne lade sig gøre.  Allerede ved ankomsten var han helt oppe i det røde felt over situationen, som han oplevede som tåbelig, hvilket også var grunden til, at naboen vinkede rådmanden over for at være med i samtalen.

Her oplevede Tina French Nielsen, at kommunens medarbejder var god til at oversætte situationen for landmanden. Miljømedarbejderen fik formidlet til ham, at hun egentlig bare har en opgave at løse – nemlig at hjælpe ham med at finde vej i lovgivningen.

Undgå at dine medarbejdere føler sig krænket

På spørgsmålet om hvordan man i kommunerne undgår, at medarbejderne føler sig hængt ud af deres kommunalpolitikere, har Tina French Nielsen tre klare bud: Gør ansvaret tydeligt for alle niveauer, sørg for at alle forstår, hvilket led de er i kæden, og husk chefernes særlige opgave med at skabe mening for medarbejderne.

”Der er noget i de magtforhold,
man skal være opmærksom på”

Gør ansvaret tydeligt

Som kommunalpolitiker kommer man let til at tænke ”hvad er det for noget”, når den 7. klage kommer ude fra et plejehjem, og så vil man gerne handle prompte, fordi man oplever, at der skal gøres noget med det samme.

Her er det vigtigt lige at stoppe op og få forståelse for sagen og situationen, før vi lover at handle.

Det politiske arbejde fylder også så meget, at det kan være svært at løfte opgaven ved siden af et almindeligt arbejde.

Det er derfor særligt vigtigt, at alle forstår, hvor de er i kæden. Her forklarer Tina French Nielsen, at de i Skoleforvaltningen arbejder med begrebet ”learning pipeline” for netop at klarlægge opgave- og ansvarsfordelingen.

”Vi kalder det Learning Pipeline, fordi det siger noget om
måden, vi arbejder sammen på. ”.

I skoleforvaltningen har vi det seneste år arbejdet med at udvikle det, vi kalder en learning pipeline.

Her definerer vi det politiske niveaus rolle, og hvordan alle niveauer i forvaltningen hænger sammen som en lang kæde lige fra skolelæreren, skolelederen gennem forvaltningen op til rådmanden og det politiske udvalg.

Det giver klarhed for alle i kæden. Her er der i detaljer beskrevet hvilke værdier, færdigheder og prioriteter, vi hver især forventes at have igennem hele kæden.

Det giver klarhed for medarbejderne, for lederne, for mig som rådmand og for kommunalpolitikerne i skoleudvalget, fortæller Tina French Nielsen

I skoleforvaltningen er kerneopgaven at udvikle livsglade og livsduelige børn og unge.

For at lykkes med det er det vigtigt, at alle bidrager til at skabe gode og velfungerende skoler. Igennem Learning Pipeline er fokus  på læring og ledelse som helt centrale elementer.

Det tydeliggør, hvad det er for en rolle, vi er enige om, vi skal have som fx politiker, forklarer Tina French Nielsen.

Hvis en politiker er ude på en skole og ser noget, han eller hun personligt synes er urimelig, så nytter det jo ikke noget, at politikerne buser ud med, at ”her er der brug for en opnormering”.

Her kan learning pipeline hjælpe med, at vi alle forstår, hvilken indvirkning vi rent faktisk har på medarbejderne og hele organisationen.

Princippet i dette er gældende hele vejen rundt i den politiske organisation og i samarbejdet med medarbejdere.

Når borgere klager, må vi som politiker tage ansvar og være opmærksomme på de medarbejderne, der sidder med opgaverne. Vi må skabe klarhed over vores roller, skabe mening og bakke dem op.

Lederne skal skabe mening for medarbejderne

Som sagt indledningsvis, er det en særlig opgave at være leder i det offentlige.

Lederen skal kunne formidle til medarbejderne, at de er en politisk ledet organisation. Tina French Nielsen synes selv, at det er en kæmpe kvalitet – ja nærmest en gudsgave, at vi har en demokratisk styring af kommunens arbejdsopgaver.

Men det betyder også, at lederne får en helt særlig opgave. Lederne skal nemlig forstå at give de politiske beslutninger mening – så medarbejderne kan forstå og orientere sig i de beslutninger, der træffes.

”Offentlige ledere er ikke anerkendte nok for, at de er vigtige
for at få dette link til at hænge sammen”

Tina French Nielsen mener, at hvis lederne formår at tage præmissen om, at det er en politisk ledet organisation på sig, så vil de uhensigtsmæssige gnidninger og oplevelser opløses.

Hun siger ikke, at det er nogen lille opgave at skabe mening med de politiske beslutninger, men det er det, der skal til for at hjælpe medarbejderne med at løse deres opgaver i et politisk system, hvor beslutninger og vurderinger kan være mere dynamiske end i en privat virksomhed.

Og hun tilføjer – at de offentlige ledere ikke bliver anerkendt nok for denne opgave.

Husk arbejdsgiveransvaret

Der er desværre en tendens til, at der kommer mere og mere populisme ind i kommunalpolitik.

Kommunalpolitikerne oplever, at de skal ”please” borgerne og bliver meget optaget af, hvordan de som politikere bliver set på udefra. Derfor ser vi også oftere tilfælde hvor vi hører, at en kommunalpolitiker siger: ”Nu må vi også have gravet det her frem i lyset”.

”Der er desværre kommet mere og mere populisme
ind kommunalpolitikken”

Man kan spørge sig selv, om vi for let glemmer arbejdsgiveransvaret, når populismen slår til. Rykker det ved kommunalpolitikernes opbakning og tiltro til de offentlige medarbejdere?

Men heldigvis fylder de ”positive hverdags oplevelser” mest – måske fordi hele kæden samarbejder så bevidst om det, og dermed bakker hinanden op, slutter Tina French Nielsen

Fakta:

Alle bestyrelser der har lønnede ansatte har arbejdsgiveransvar og skal derfor sørge for at arbejdsmiljøloven og de andre arbejdsmarkedslover overholdes, så  medarbejderne har et sikkert og sundt fuldt forsvarligt arbejdsmiljø.