Synes du – som mange andre ledere – at de formelle samtaler med dine medarbejdere af og til kan være svære?

Måske får du ondt i maven eller mærker en snert af nervøsitet over en fx sygefraværs -samtale, hvor du er nødt til at tale med en medarbejder om et tilbagevendende problem.

Måske ønsker du at korrigere medarbejderens løsning af en opgave, måske har medarbejderen meget sygefravær, eller måske er du i en situation, hvor bortvisning af en medarbejder er på spil?

Måske tager du dig selv i at udsætte – eller helt undlade – at tage samtalen. Det kan også være, at du frygter, dine medarbejderes reaktioner – måske bliver de vrede eller kede af det?

Frygt ikke – Vi har her samlet 3 gode tips, der kan hjælpe dig med at gøre din næste svære samtale lettere for dig.

1//3 Tænk mere over din ledelsesstil

Har du overvejet, hvad der skal kendetegne dig som leder? Mange har ikke sådan helt bevidst taget stilling til eller overvejet, hvilken slags leder de er – eller vil være. Ved du, hvilke værdier du som leder står for? Her mener jeg ikke nødvendigvis dine personlige værdier, men mere de værdier du som leder vil bringe ud i organisationen. Vil du stå for respekt, gennemsigtighed, ordentlighed, faglighed, dialog – eller noget helt andet?  Og er disse værdier synlige i både de formelle – og uformelle- samtaler med dine medarbejdere. En bevidsthed (og formidling) af dine værdier samt en tydelig ledelsesstil, vil give dig den nødvendige selvtillid, der skal til for at være stærk i din kommunikation og virke troværdig. Det er et vigtigt lag i dit fundament som leder og for et godt lederskab – også i den svære samtale.

Bevar den professionelle kommunikation

I en svær samtale, har medarbejderen brug for, at du er professionel – og ikke blive for privat og følelsesmæssig. I hverdagen bruger I måske et meget uformelt sprogbrug med privat snak blandet med jeres professionelle opgaver. I har meget sympati for hinanden og taler ofte om følelser, måske meget mere end I taler om kerneopgaven. Som leder bør du derfor sørge for holde fokus på opgaven med en professionel linje – det vil hjælpe dig og dine medarbejdere på den lange bane i samtalen. Hvis der under den svære samtale kan komme mange følelser i spil, kan du også overveje om tillidsfolk/arbejdsmiljørepræsentanter kan hjælpe under samtalen.

Styrk din troværdighed og autoritet

Som leder skal du turde tage ansvaret og styringen i en svær samtale. Du er i en position, hvor magtforholdet er meget asymmetrisk (du har magten) – det er derfor afgørende, at du sætter fokus både på din autoritet og din troværdighed.  Er du typen, der giver opmærksomhed til andre, søger du opmærksomhed, eller har du tendens til at bebrejde andre? Uanset er det vigtigt, du tænker over hvilken form for autoritet, du har og udstråler, og hvilken du rent faktisk ønsker at have. Samtidigt er det vigtigt, du undersøger din troværdighed. Hvad kan du for eksempel gøre for at styrke din troværdighed? Se her på, om der er sammenhæng mellem det du siger, og det du gør. Din opbyggede autoritet og troværdighed har i høj grad betydning for din evne til at lede en svær samtale.

Få styr på dine værdier som leder

Som også nævnt ovenfor, skal dine værdier stå klart for dig i en svær samtale. Du kan forberede dig nok så grundigt til samtalen, men der vil altid opstå situationer, som du ikke har haft fantasi til at forberede dig på. Du er derfor nødt til at have klarhed over dine og organisationens værdier, så du ikke falder tilbage på dine egne private normer. Det vil gøre dig sårbar som leder, hvis du bringer dine private holdninger i spil. Hvorimod det vil styrke din professionalisme at have klare værdier for dine svære samtaler.

2 // 3 Din tilgang til samtalen

Din tilgang til samtalen er vigtig, da den har stor betydning for, hvordan samtalen vil blive. Den måde du som leder ser verden på, forstår den og handler i den, ud fra dit menneskesyn, værdier og tilgang til din omverden har betydning for, hvad du fokuserer på i samtalen. Du vælger altså selv, hvad du vil fokusere på i den svære samtale – og hvordan du vil tale om problemet.
Har din tilgang fokus på problemet i forhold til medarbejderens mangler, og hvorfor medarbejderen har gjort dit og dat? Eller har din tilgang i samtalen fokus på løsninger, hvor udgangspunktet i stedet er løsning af problemet?

”Han afleverer aldrig til tiden”

Husk at se situationen og problemet fra flere perspektiver. Både fra medarbejderens, gruppens, men også ledelsens og organisationens. Se ikke kun isoleret på medarbejderen, men vend og drej problemet, så du som leder får et tydeligere billede af problemet og eventuelle løsninger. Ja, det er et individuelt ansvar, men også lederen, kollegaers og organisationens ansvar.

Du behøver ikke kende årsagen til problemet for at finde løsningen

Stol på at det ikke er nødvendigt at kende årsagen til problemet for at kunne finde frem til en løsning. Mange er vant til at granske problemet, finde årsager til hvorfor problemet er opstået, og hvordan man kan forstå det – for først herefter at finde en løsning på problemet. Fokuser i stedet på en ønsket retning eller på konkrete mål for medarbejderen. Det er både nemmere at snakke om, samtalen bliver mere løsningsfokuseret, og der er større chance for, at du hjælper medarbejderen til at få øje på nye og mulige handlinger til løsning af problemet.

3 // 3 Udvikl jeres samtalekultur

Hvordan plejer I at tage samtaler på din arbejdsplads? Hvilken kultur, har I fået skabt omkring jeres samtaler? Hvilke leveregler er der – formelle som uformelle? Der er stor forskel på, hvor svært det er for den enkelte leder at tage en vigtig samtale. Samtalen bliver lettere for dig, når du med medarbejderne er vant til:

  • At samtale om dagligdagens udfordringer
  • At drøfte regler og love
  • At holde fokus på kerneopgaven og løsningen af den

Hvis du er vant til at tale med dine medarbejdere og guide dem, når noget er på spil vil det også være lettere at tage de svære samtaler. Det kan du rent praktisk gøre ved at gribe ind i dagligdagens konflikter, spørge ind til dem, give feedback og italesætte, det du oplever og ser. Ved at sætte fokus på jeres samtalekultur, kan I forbedre jeres generelle kommunikationen og sætte fokus på, hvordan samtaler tages hos jer, hvilket vil smitte af og komme både medarbejder og leder til gode i hverdagen – også i den svære samtale.

Det var 3 tips til at gøre din næste svære samtale lettere. Vi håber, du kunne bruge dem. Del meget gerne med dine ledelseskollegaer, der også kunne have nytte af indlægget. 

Er du nysgerrig på at vide mere om svære samtaler? Så tjek vores fysiske kursus lige HER

Vi har også et simpelt og helt nyt online kursus med en workbook klar til dig HER

Har du spørgsmål til noget? Så send gerne en mail til Charlotte HER