Viden og værktøjer / Bisidder med omtanke

Bisidder med omtanke

– Sådan gør du en reel forskel i vigtige samtaler

Af Charlotte Dalsgaard, Ledelsesrådgiver og konfliktmægler, Harbohus

Når samtalen bliver svær, er din rolle som bisidder afgørende. Få redskaberne til at støtte din kollega med tydelighed, tryghed og professionel empati – før, under og efter samtalen.

Uanset om du allerede har påtaget dig rollen som bisidder, netop står overfor at skulle være det, eller blot er nysgerrig og ønsker at være klædt godt på til fremtidige samtaler, er der god grund til at lære mere om bisidderrollen.

Måske har du selv følt dig usikker på, hvad der egentlig forventes af dig, eller har oplevet, hvor udfordrende det kan være at finde balancen mellem at støtte en kollega og samtidig bevare det professionelle fokus. Denne artikel giver dig den nødvendige indsigt og konkrete redskaber til at kunne udfylde rollen som bisidder med både sikkerhed og empati. Hvem har brug for at vide noget om bisidderrollen?

Rollen som bisidder bliver ofte varetaget af tillidsrepræsentanter (TR), arbejdsmiljørepræsentanter (AMR) eller kolleger, der har et særligt tillidsforhold til medarbejderen. Det kan også være HR-medarbejdere eller ledere, som ønsker at støtte deres medarbejdere bedre, eller organisationer der vil styrke deres interne samarbejdskultur. Fælles for dem alle er, at de med viden om bisidderrollen og et fælles sprog for de vigtige samtaler kan gøre en mærkbar forskel for de medarbejdere, der står i en sårbar situation.

Hvornår har man ret til en bisidder?

Mange oplever, at det kan være svært at være bisidder. Ikke fordi de ikke vil støtte, men fordi opgaven rummer komplekse udfordringer. Fem faktorer gør især bisidderrollen vanskelig: værdier, roller, fokus, metode og samarbejdskultur.

1. Værdier: Manglende fælles værdier på arbejdspladsen fører til, at bisiddere falder tilbage på egne normer. Det kan skabe usikkerhed og uenighed i samtalen og i værste fald forstærke konflikten.

2. Roller: Bisiddere har ofte flere kasketter på – de er kollega, ven, tillidsrepræsentant og ansat. Uden klar rollebevidsthed risikerer man at blande personlige og professionelle hensyn.

3. Fokus: Det kan være svært at fastholde samtalens formål. Mange bisiddere bliver optaget af, om kollegaen bliver ked af det, eller om samtalen er “retfærdig”, i stedet for at støtte kollegaen indenfor samtalens rammer.

4. Metode: Forberedelsen bliver ofte nedprioriteret. Uden forudgående afstemning og planlægning risikerer bisidderen at være uforberedt og reaktiv i stedet for støttende og struktureret.

5. Samarbejdskultur: Hvis der ikke er tradition for at tale åbent om svære emner, bliver samtalerne og bisidderrollen automatisk vanskeligere.

Fra svære samtaler til vigtige samtaler

Det er værd at overveje, hvordan vi taler om disse samtaler. I stedet for at kalde dem “svære”, kan det være mere frugtbart at omtale dem som “vigtige samtaler”. Denne forskydning i sprog understreger formålet: nemlig at skabe klarhed, mulighed og støtte for den kollega, der sidder i en sårbar situation.

En god bisidder kender sin rolle og forstår formålet med sin tilstedeværelse: at skabe tryghed, at støtte kollegaens muligheder og at være et ekstra sæt ører og øjne under samtalen. Rollen rummer dog også klare begrænsninger – bisidderen skal ikke forhandle, tage stilling til sagligheden eller løse problemet. Det er en støttefunktion, ikke en beslutningsfunktion.

De fem centrale elementer i bisidderrollen

Vil du være en god bisidder, er det vigtigt at arbejde bevidst med de fem centrale elementer:

1. Klare værdier: Fælles værdier skaber et professionelt rum for samtalen. Værdier som gennemsigtighed, respekt og ordentlighed er vigtige pejlemærker.

2. Tydelig rolle: Skel mellem dine forskellige kasketter. Vær tydelig omkring, hvornår du taler som kollega, som TR, eller blot som bisidder. Og husk: som bisidder er du ikke part i sagen.

3. Fokus på opgaven: Din opgave er at støtte kollegaen – ikke at løse sagen. Hold fokus på samtalens emne, og hjælp kollegaen med at få overblik over sine muligheder. Brug time-out, hvis samtalen bevæger sig ud af kurs.

4. Metode og forberedelse: Forberedelse er afgørende. Drøft med din kollega, hvad mødet handler om, hvad vedkommende ønsker din hjælp til, og hvilke scenarier I kan forberede jer på. Efter samtalen bør du følge op og sikre, at din kollega forstår referatet og de aftaler, der er indgået.

5. Samarbejdskultur: Tal åbent på arbejdspladsen om, hvordan man holder samtaler. Udarbejd gerne fælles retningslinjer. En god samarbejdskultur gør det lettere både at holde og deltage i vigtige samtaler.

Din rolle før, under og efter samtalen

Før samtalen: Afklar, hvad samtalen handler om, og hvad din kollega forventer af dig. Undersøg regler og retningslinjer, og beslut, om du er den rette person til at være bisidder.

Under samtalen: Vær nærværende og observant. Notér, støt, og stil spørgsmål, hvis noget er uklart. Bed om pause (time-out), hvis stemningen bliver for presset. Husk: Du skal ikke tale på vegne af kollegaen – du skal støtte.

Efter samtalen: Hjælp din kollega med at gennemgå, hvad der blev sagt og aftalt. Vær opmærksom på reaktioner og tilbyd psykisk førstehjælp, hvis det er nødvendigt. Respekter tavshedspligten – intet må deles uden tydelig aftale.

Den skjulte opgave: Psykisk førstehjælp

Nogle samtaler efterlader kolleger i krise. Som bisidder kan du være en vigtig første hjælper. Det handler ikke om at være psykolog – men om at skabe ro, vise forståelse, være til stede og hjælpe med de næste skridt. Sørg for, at kollegaen ikke står alene efter samtalen.

Konklusion

At være bisidder er ikke let – men det er vigtigt. Du behøver ikke være ekspert for at gøre en stor forskel. Med bevidsthed om din rolle, god forberedelse og evne til at støtte med respekt og empati, kan du bidrage til, at en kollega føler sig set, hørt og hjulpet – selv i en svær situation.

Du er ikke ansvarlig for udfaldet af samtalen, men du kan være den, der gør en uvurderlig forskel i øjeblikket. Bisidderrollen er kort sagt ikke kun en opgave – det er en tillidserklæring.