Når vigtige samtaler bliver svære

Samtaler, der føles svære, er en del af lederens hverdag – men hvad er det egentlig, der gør dem svære? Og vigtigere endnu: Hvordan kan vi som ledere blive bedre til at håndtere dem?

Mange ledere vil kunne nikke genkendende til følelsen: Du har noget vigtigt på hjerte – men samtalen, du skal tage, føles næsten ubærlig. Det kan handle om alt fra adfærdsproblemer, sygdom, samarbejdsvanskeligheder eller en decideret opsigelse. Spørgsmålet er ikke, om vi kommer ud for svære samtaler – men hvordan vi vælger at møde dem.

Hvilke samtaler opleves som svære?

Det er forskelligt fra leder til leder, hvilke samtaler der føles svære. Nogle finder det ubehageligt at skulle irettesætte voksne mennesker. Andre føler sig blokeret, når medarbejderen er syg, eller når der er tale om dybt personlige forhold. Det kan også være vanskeligt at skulle tale med en medarbejder, der ikke lever op til sit job – især hvis vedkommende selv tror, at alt fungerer fint.

Typiske samtaletyper, der opleves som svære, inkluderer:

• Når lederen ønsker, at medarbejderen går på pension
• Ved uenighed om mål eller præstationer
• Når en medarbejder har for meget sygefravær
• Hvis medarbejderens adfærd skaber problemer – fx lugt, sprogbrug eller alkohol
• Når en medarbejder skal opsiges
• Ved samarbejdsvanskeligheder eller mobning

Fælles for dem alle er, at de vækker følelser og involverer usikkerhed – både fagligt og menneskeligt.

Hvorfor bliver samtalerne svære?

Fem faktorer går igen, når samtaler bliver svære: Selvtillid, metode, fantasi, tilgang og samtalekultur. Lad os se nærmere på hver af dem.

1. Selvtillid

En leder med lav selvtillid kan have svært ved at stå fast og sætte klare rammer. Det handler ofte om manglende overblik over politikker, værdier og regler – og om en uklar forståelse af sin egen lederrolle. Når du som leder ikke er sikker på dit fundament, bliver du let usikker i samtaler.

2. Metode

Mange ledere undervurderer forberedelsen. Uden en tydelig struktur eller mål for samtalen, risikerer man, at samtalen bliver ufokuseret og resultatløs. Dertil kommer manglende viden om samtaleteknik, spørgeteknik og feedback.

3. Fantasi

Vores forestillinger kan spænde ben for os. Hvad nu hvis medarbejderen begynder at græde, bliver vred eller anklager dig for noget? Sådanne tanker kan føre til udsættelse – og dermed forværring af problemet.

4. Tilgang

Har du fokus på problemer eller løsninger? Hvis du går ind i samtalen med forventningen om modstand, vil du også lede efter den. En løsningsorienteret tilgang skaber et bedre afsæt for forandring – og det starter med dit eget mindset.

5. Samtalekultur

På arbejdspladser med klar og regelmæssig dialog om opgaveløsning, værdier og samarbejde, er det lettere at tage de vanskelige samtaler. Hvorimod en kultur med privat snak og konfliktskyhed skaber grobund for utryghed og uafklarede problemer.

Grundpillerne i den gode samtale

Hvis du vil blive bedre til de samtaler, der virkelig betyder noget, er der seks områder, du med fordel kan arbejde med:

1. Fra “svær” til “vigtig” samtale

En del af arbejdet handler om at skifte perspektiv. Når vi omtaler samtaler som svære, siger vi samtidig: “Jeg har ikke lyst til at tage den.” Når vi i stedet kalder det en vigtig samtale, flytter vi fokus fra os selv til det, samtalen handler om – nemlig at tage ansvar, skabe klarhed og sikre en god arbejdsplads. Det ændrer ikke indholdet, men det ændrer den energi, du går ind i samtalen med.

2. Et klart fundament

Stå fast i din rolle. Vær afklaret omkring dine ledelsesmæssige værdier og retning. Kend jeres politikker og juridiske rammer, så du kan agere sikkert og ansvarligt. Og sørg for at adskille det personlige fra det professionelle – du skal ikke være dommer, men en tydelig leder.

3. Brug din fantasi – med omtanke

Fantasi er en del af det menneskelige. Men hvis du lader dine forestillinger fylde mere end dine fakta, risikerer du at handle på antagelser. Stop op og spørg dig selv: Hvad har jeg faktisk set? Hvad har jeg dokumenteret? Hvad ved jeg med sikkerhed – og hvad gætter jeg på?

4. Forstå medarbejderens præmis

Adfærd har altid en årsag. Når du forstår, hvorfor en medarbejder reagerer, som han gør, får du også bedre muligheder for at finde løsninger. Det kræver, at du lytter, spørger åbent og undersøger baggrunden – ikke for at undskylde, men for at forstå.

5. Mød forskellige reaktioner med bevidsthed

Medarbejdere reagerer forskelligt. Nogle bliver aktive medspillere, der gerne vil finde en løsning. Andre bliver modspillere, der nægter, at der er et problem. Nogle går i passiv tilbagetrækning og virker handlingslammede. Din opgave er at aflæse, hvad der sker – og støtte medarbejderen ud fra den position, han eller hun står i.

6. Skab en sund samtalekultur

En kultur, hvor det er naturligt at tale om det, der er svært, forebygger konflikter og misforståelser. Det kræver, at du som leder går forrest. At du giver og beder om feedback. At du tør tage små samtaler, før de bliver store problemer. Og at du viser, at samtale ikke er en straf – men en mulighed. 

Praktiske råd – når samtalen skal tages

Når du står over for en samtale om fx alkohol, adfærd eller fravær:

• Sørg for at have dokumentation og konkrete eksempler
• Forbered dig grundigt – hvad vil du sige, og hvordan?
• Vær respektfuld, men tydelig. Undgå fordømmelse
• Stil krav – men tilbyd også støtte og hjælp
• Følg op. Og dokumentér samtalens indhold og konklusioner
• Og husk: Du skal ikke stå alene. Brug din ledergruppe,

Afsluttende refleksion

At blive god til svære samtaler kræver mere end teknik. Det kræver, at du arbejder med din selvtillid, din tilgang og din evne til at tænke reflekteret. Det kræver, at du forstår dine egne reaktioner og lærer at læse og møde medarbejderen – der, hvor han er.

Først da bliver du ikke bare bedre til at håndtere vigtige samtaler. Du bliver også den leder, som skaber mere klarhed, færre konflikter og større arbejdsglæde – for både dig selv og dine medarbejdere.